Alpina VM i Åre 2019 var evenemanget där världsmästerskapet i alpin skidsport avgjordes. Alpinfans, lokalbor, nationella och internationella gäster satte alla sina förväntningar i knät på organisationen VM i Åre som till 50% ägs av Skistar och 50% av Svenska Skidförbundet. Deras leverans till evenemangets publik satte press på alla inblandande leverantörer för att kunna bjuda upp till en riktig skidfest. Mats Löthén, Ticket Manager under VM i Åre 2019, berättar mer om erfarenheterna om de snabba svängarna man behöver ha koll på under ett utomhussportevenemang.

Vi träffar en entusiastisk Mats Löthén som berättar om världscup-biljetter i Hammarbybacken i Stockholm och dynamiska läktarplatser under VM i Åre.

Hur bokade man biljetter till Åre 2019?

Via biljettleverantören Eventims sajt www.eventim.se . Som lokalbo i Åre kommun kunde man även komma in på sitt liftkort. Det är så med Åre, det är viktigt att bjuda in kommuninvånarna till evenemang som händer i hemmaorten. Största upptagningsområdet var norska Trøndelag, med staden Trondheim som ligger cirka 2,5 timme med bil från Åre. I statistiken över online försäljning syns att Norge stod för 15% av alla köpta biljetter (efter Sverige som låg i topp).

  • Det är dock svårt att förutspå biljettförsäljning av alpina arrangemang. Konserter brukar man boka ett år innan. Alpina arrangemang är väderberoende och det blir lite speciellt i biljettsammanhang, berättar Mats och leder oss in i de snabba besluten som behöver ske på alpintävlingar.

Vid alpinevenemang brukar biljettförsäljning komma igång sent, till och med till dagen innan en tävling. De flesta besökarna bokar boende och resa till evenemanget på förhand, men inte nödvändigtvis biljetten till tävlingen. När de vet väder och andra förhållanden köper de biljetten samma dag på plats.

Varför valde VM i Åre att jobba med Eventim?

Just på grund av den osäkerhet som råder med utomhussportevenemang. Man behöver kunna jobba med hög flexibilitet. Bra samarbete innan evenemanget och möjligheten att kunna resurssätta med personal på plats på ett evenemang är viktigt.

Inför sådana här evenemang jobbar man mycket med scenarion och skapar samsyn på vad som kan inträffa. Vad skulle hända om det regnar en dag, tänk om en älg skadas mitt i störtloppsbacken eller USAs president plötsligt flyger in? Vad gör vi då? Och hur styr man om biljetter och inpassering för att det ska flyta på i ett sådant läge? Eventim blir avgörande i ett sådant läge genom trygg och snabb återkoppling realtid via sina bokningssystem när snabba ändringar behöver kommuniceras.

Mats Löhtén, Ticketing Manager för VM i Åre 2019 berättar om organisationen kring biljetter vid vintersportevenemang

 

Eventim har bra erfarenhet av hur man ska fylla arenor och sektioner under publikinsläpp. Data levereras från scanners i inpasseringen vilket blir underlag för planeringen av insläppen mellan tävlingarna. Att ha tryggheten och vanan av att kunna leverera stora evenemang, ha resurser att kunna snabbt agera på plats och online och göra det till ett bra pris är något man tittar på när man väljer biljettleverantör.

Ring Eventim, tel: +46 (0) 760 142 983 för att veta mer om hur man fyller läktare och skapar publiksuccé vid stora event.

Den alpina cirkusen är ju en speciell grupp som reser världen runt och försöker trotsa väder för att se några snabba skidsvängar. Vad sätter det för krav på alla inblandade?

  • Tänker man skidåkning som sport så bjuder man in stora delar av Europa också som Italien, Frankrike och Österrike. Här gäller det att leverera internationellt, berättar Mats.

Eventim har resurser runtom i Europa och ett internationellt nätverk. De finns i 26 länder och kan förankra försäljning över gränserna. Viktigt i sådana sammanhang är då att man håller samma standard i projektgruppen, oavsett land.

Hur viktigt är det med erfarenhet från tidigare tävlingar?

  • Det man kan återanvända från tidigare tävlingar är kunddatabaser för att kunna marknadsföra kommande evenemang igen. Det skapar en kontinuitet till kunden. Det är bra, och det har man glädje av som arrangör och som kund, poängterar Mats.

Ansvariga för VM i Åre har jobbat tillsammans med Eventim tidigare, exempelvis vid tävlingarna i Hammarbybacken och St. Moritz. Snabba ändringar i väder och förutsättningar sker under tävlingar. De internationella organisationerna tar besluten och som evenemangsorganisation behöver man leverera på besluten tillsammans med biljettleverantören.

  • Beredskap, information och öva scenarion. Det är kommunikationen och samarbetet som blir avgörande om det ska flyta på bra, fastslår Mats.

Varför var det viktigt att sälja biljetter på en internationell plattform, du nämnde Norge tidigare?

Vi gjorde en lokal anpassning för Trondheim i och med att upptagningsområdet var så stort i den delen av Norge. Eventim upprättade ett lokalt ombud där som sålde biljetter. En riktigt bra service. Eventim är även starka i alpinländerna och det var viktigt att få ut budskapet om VM i Åre till dessa länder.

Sålde man många biljetter till internationella gäster?

Faktiskt gick 20% av online försäljningen till internationella kunder. Men som vi pratade om tidigare var expressförsäljningen på plats viktigast eftersom de flesta köper på plats.

VM i Åre

VM i Åre – tävlingarnas officiella bild

Gjorde man något speciellt kring inpassering under VM i Åre?

Ja, en ny erfarenhet fick vi med oss. Vi satte upp så kallade dynamiska läktare för att packa läktare beroende på tävlingsgren. Det skapade även ett bra flöde. Fanclubs är en del av stämningen på en tävling och de har ofta egna fanzones, alltså speciella sektioner på läktarna.

Läktarplatser stod inte tomma tack vare anpassningen av storleken på fanzone. Till exempel var den svenska fanzone sektionen lite mindre under störtloppet men större vid slalom där Sverige har större chans på medaljer. Det ställer ju krav på biljettsystemet att hantera en sådan dynamik.

Hur var resultatet publikmässigt?

Vi nådde publikmålet på 100 000 besökare, även om alla inte var betalande. Det var härligt att se skolbarnen komma till tävlingarna med egentillverkade banderoller för att heja fram Sverige. Publikmässigt så var det bättre resultat än VM 2007 och absolut högre andel norrmän.

Miljötänk är ju populärt och VM i Åre jobbade med hållbarhet som mål. Hur påverkade det biljettförsäljningen?

Diskussionen fanns och den kom att handla om pappers- eller mobilbiljetter. Mobilbiljetter i fjällmiljö är verkligen en utmaning. Solreflektioner på skärmen stör biljettscanners, mobilbatteriet laddar ur på grund av kylan och internetuppkopplingarna är inte pålitliga. Då är pappersbiljetter faktiskt att föredra, och de går ju att lägga i återvinningen.

Tips på alpina evenemang framöver?

Vi hoppas på världscupen 2021 i Hammarbybacken, Stockholm. Men vi kan nog med säkerhet säga att Sverige kommer vara värd för andra alpinevenemang framöver.

Maila Eventim, sales@eventim.se för att lära er hur ni kan lyckas med stora sportevent, matcher och tävlingar.